Bakgrund
Stockholms scoutdistrikts styrelse har efter beslut på distriktsstämma om att inrätta en visselblåsarfunktion som ska gälla för distriktets hela verksamhet, arbetat med att ta fram denna instruktion. Gällande lagstiftning slår fast att verksamheter med fler än 50 anställda måste ha en visselblåsarfunktion. Stockholms scoutdistrikt har inte det men har ett mycket stort antal ideella funktionärer på Vässarö och i övrig verksamhet som involverar ett ännu större antal barn och ungdomar.
För oss är det därför viktigt att erbjuda ett enkelt sätt för funktionärer, deltagare och andra att rapportera misstänkta missförhållanden. Givet vår breda verksamhet är det svårt att avgränsa vad som ska hanteras av visselblåsartjänsten och vad som inte ska göra det. Vi väljer därför att ha ett brett anslag till att börja med för att i förlängningen kunna avgränsa uppdraget om det behövs.
Vi väljer också att starta denna verksamhet till sommaren 2025 med ett eget system byggt inom scouterna och med ideella scoutledare som mottagare av visselblåsarärenden. Denna ordning kommer att utvärderas under hösten för att kunna göra ett bättre system senare.
Riktlinjer
Styrelsen anser att en visselblåsartjänst ska leva upp till följande kriterier:
- Att vi snabbt fångar upp och tidigt kan hantera beteenden och aktiviteter som annars, om de upptäcks för sent, kan leda till stora skador.
- Att informationen som samlas in hanteras på ett säkert sätt till rätt funktioner i verksamheten och utreds på ett sådant vis att alla skyddsintressen tillgodoses.
- Att handläggningen av tips inte hanteras av personer som kan ha intresse av att mörklägga händelsen.
- Att ett välfungerande integritetsskydd för tipsare och andra berörda finns på plats.
- Att misstänkta missförhållanden rapporteras och hanteras i ett avgränsat system
Funktion
Visselblåsartjänsten kontaktas genom e-postadress visselblas@scoutkansliet.se eller visselblas@vassaro.se som ska kommuniceras på bredast möjliga sätt.
Önskar man ej skicka ett mail kan man även posta ett brev till:
Scoutkansliet
Fridhemsgatan 8
112 40 Stockholm
Brevet märks tydligt att det avser visselblåsning, detta överlämnas då oöppnat till dom utsedda av styrelsen mottagare av visselblåsningen, se nedan vilka.
Vid evenemang och på Vässarö ska anslag finnas med beskrivning av visselblåsartjänsten och med ovan e-postadress/postadress angiven.
Mottagare
Mottagare av e-postadressen är Göran Hägerdal (tidigare biträdande GS i Scouterna och även vice generalsekreterare för WOSM) samt Camilla Lindqvist som 2008 – 2014 satt i WAGGGS världsstyrelse.
Distriktsstyrelsen anser att Göran och Camilla är personer som står oberoende från verksamheten i distriktet och har integriteten att hantera frågorna på bästa sätt.
Efter bedömning informeras styrelsen om ärendet och hur det ska föras vidare.
Inom distriktsstyrelsen finns två ledamöter (som ej är verkställande utskotts ledamöter) utsedda att vara kontaktpersoner, Martin Sommer och Wilma Lurén.
Efter att ha fått information och eventuellt diskuterat med hela styrelsen informerar verkställande utskottet personalen om situationen.
Jäv
Vi är många som känner varandra och som har en nära relation. Det betyder att ett visselblåsarärende kan komma för nära. Därför behöver alla inblandade vara redo att lämna över ett ärende till en annan person om en minsta misstanke om jäv kan föreligga. Det gäller såväl mottagare av ärendet som styrelsens kontaktpersoner.
Om ärendet rör båda av styrelsens kontaktpersoner bedömer Göran och Camilla vem i verkställande utskottet som är lämpligast att föra diskussionen med. Om ärendet rör endast en av styrelsens kontaktpersoner tas diskussionen med den andra kontaktpersonen.
Process
Steg 1: Samla information
Vid mottagandet av ett visselblåsarärende är det viktigt att fastställa vad ärendet handlar om. Kontakt tas med visselblåsaren om kompletterande uppgifter är det enklaste sättet att fastställa om rapporten faktiskt är en visselblåsning eller om det ska hanteras direkt i verksamheten.
Steg 2: Vem sköter utredningen?
Mottagarna av visselblåsningen, Camilla och Göran, utreder ärendet och informerar löpande Distriktsstyrelsens kontaktpersoner.
Om ärendet rör verksamheten i ett konkret avseende som inte bedöms vara så allvarligt att det behöver hanteras i särskild ordning informeras berörd ansvarig för verksamheten.
Om ärendet bedöms som allvarligt görs utredningsinsatser och om det anses vara direkt skadligt för verksamheten informeras styrelsen om ärendet på en övergripande nivå (utan persondetaljer).
Steg 3: Informera visselblåsaren
För visselblåsaren är det viktigt att veta hur ärendet hanteras och hur lång tid det beräknas ta.
Steg 4: Uppdatera visselblåsaren
Det är viktigt att visselblåsaren uppdateras om hur ärendet fortskrider, hur långt processen kommit och vilka åtgärder som tagits. Säkerställ att sekretess upprätthålls och att GDPR-bestämmelser följs. Finns det risk för att visselblåsarens identitet röjs genom att återkoppla bör återkoppling undvikas.
Tänk också på att utredningen ska dokumenteras och att dokumentationen behöver sparas. Hela utredningen bör finnas skriftligt dokumenterad och tillgänglig för personen eller gruppen som utreder ärendet så länge som anses nödvändigt, dock som längst i två år. Dokumentationen ska därefter raderas.
Steg 5: Att följa upp en visselblåsarrapport
Vi har som mål att skapa en kultur där det känns tryggt för funktionärer och andra att ta upp problem och konflikter. Det är därför viktigt att efter att utredningen är avklarad följer mottgarna av visselblåsningen upp med visselblåsaren. Tar reda på hur personen mår, om personen är nöjd med utredningen och hur visselblåsaren upplevde processen.
Det är viktigt att se till att visselblåsaren inte blivit utsatt för hot eller dylikt efter sin anmälan – då behöver vidare åtgärder tas för att se till att det inte händer igen.
Återrapportering
Göran och Camilla uppdras att, tillsammans med Wilma och Martin, rapportera i detalj till VU och chefstjänstepersonerna vid två tillfällen under hösten 2025, en i början av september och en i början av december. Rapporten ska inkludera en utvärdering och förslag på utveckling av visselblåsartjänsten.